2018-12-07

Zadbaj o lepszą płynność finansową, wykorzystując e-transfer dokumentów

Płynność finansowa to priorytet każdego przedsiębiorstwa, także firmy transportowej. Jak wiadomo, jest ona ściśle powiązana ze sposobem zarządzania dokumentami. Twórcy systemów telematycznych opracowali rozwiązanie, które pozwala kierowcom na przekazywanie dokumentów do centrali z dowolnego punktu trasy.

Zarządzanie dokumentami w branży TSL jest o tyle utrudnioną sprawą, że to kierowcy, niejednokrotnie oddaleni od centrali firmy o tysiące kilometrów, otrzymują listy przewozowe oraz inne dokumenty potwierdzające dostawy i odbiory towarów. Przed nastaniem ery telematyki, dokumenty docierały do biura dopiero w momencie powrotu kierowcy z trasy. Model ten niekorzystnie wpływał na płynność finansową firmy, ponieważ opóźniał wystawianie faktur dla zleceniodawców, a co za tym idzie, otrzymywanie pieniędzy za wykonane usługi. Dzisiaj menedżerowie flot mogą korzystać ze skutecznego rozwiązania tego problemu. Mowa o e-transferze dokumentów poprzez aplikację mobilną.

E-transfer dokumentów, które kierowca otrzymuje w punkcie dostawy oraz odbioru towarów, polega na ich zeskanowaniu i przesłaniu za pośrednictwem aplikacji na serwer. Do serwera ma dostęp osoba odpowiedzialna w firmie za rozliczanie zleceń. Rozwiązanie to pozwala na szybsze wystawienie faktury, a co za tym idzie, minimalizację czasu oczekiwania na jej uregulowanie. Ponadto eliminuje inne zbędne koszty, związane chociażby z nadkładaniem przez kierowcę drogi do bazy.

Poprawa płynności finansowej to nie jedyny profit wynikający z rozwiązania e-transferu dokumentów. Przesłane dokumenty są archiwizowane w chmurze, co zapewnia zachowanie porządku oraz łatwy wgląd w cyfrową historię zleceń za pośrednictwem intuicyjnego panelu użytkownika. Dzięki systemowi zarządzania szybko uzyskamy informacje na temat rodzaju dokumentów, daty ich otrzymania, jak również danych osoby, która pokwitowała ich odbiór, zanim zobaczymy ich wersję papierową.

Korzystanie z takiego modelu zarządzania przekłada się na oszczędność czasu, który można przeznaczyć na obsługę klientów. E-transfer dokumentów to nowoczesne zastosowanie, umożliwiające poprawę efektywności ekonomicznej firmy oraz skuteczniejsze zarządzanie flotą i łańcuchem dostaw.